D.P.R. 28
dicembre 2000, n. 445
Testo unico
delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione
amministrativa.
(Testo A)
Capo I - Definizioni e ambito
di applicazione
Articolo 1 (R) Definizioni.
1. Ai fini del presente testo
unico si intende per:
a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO
ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche
interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini
dell'attività amministrativa. Le relative modalità di trasmissione
sono quelle indicate al capo II, sezione III del presente testo unico.
b) DOCUMENTO INFORMATICO la
rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente
rilevanti.
c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO
ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su
supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica
amministrazione italiana o di altri Stati, che consente
l'identificazione personale del titolare.
d) DOCUMENTO D'IDENTITÀ la
carta di identità ed ogni altro documento munito di fotografia
rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico,
dall'amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati,
con la finalità prevalente di dimostrare l'identità personale del suo
titolare.
e) DOCUMENTO D'IDENTITÀ
ELETTRONICO il documento analogo alla carta d'identità elettronica
rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno di età.
f) CERTIFICATO il documento
rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di
ricognizione, riproduzione e partecipazione a terzi di stati, qualità
personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o
comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche.
g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI
CERTIFICAZIONE il documento, sottoscritto dall'interessato, prodotto in
sostituzione dei certificati di cui alla lettera f).
h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI
ATTO DI NOTORIETÀ il documento, sottoscritto dall'interessato,
concernente stati, qualità personali e fatti, che siano a diretta
conoscenza di questi, resa nelle forme previste dal presente testo
unico.
i) AUTENTICAZIONE DI
SOTTOSCRIZIONE l'attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la
sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento
dell'identità della persona che sottoscrive.
l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA
l'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la
propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché
dell'autenticità della firma stessa.
m) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA
l'attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che
un'immagine fotografica corrisponde alla persona dell'interessato.
n) FIRMA DIGITALE il risultato
della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi
asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al
sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la
chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare
la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un
insieme di documenti informatici.
o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI
le amministrazioni e, nei rapporti con l'utenza, i gestori di pubblici
servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive di cui alle lettere g)
e h) o provvedono agli accertamenti d'ufficio ai sensi dell'art. 43.
p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI
le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei
propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni
sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti
ai sensi degli articoli 43 e 71.
q) GESTIONE DEI DOCUMENTI
l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e
alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei
documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni,
nell'àmbito del sistema di classificazione d'archivio adottato; essa è
effettuata mediante sistemi informativi automatizzati.
r) SISTEMA DI GESTIONE
INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle risorse di
calcolo, degli apparati, delle
reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle
amministrazioni per la gestione dei documenti.
s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO
l'apposizione o l'associazione, all'originale del documento,
in forma permanente e non
modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso (3).
(3) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alle norme previgenti:
comma 1 lettera
a): (articolo 22, comma 2, L.
n. 241/1990 e art. 7, comma 6, D.P.R. n.403/1998);
comma 1 lettera b): (articolo
1, comma 1, lett. a), D.P.R. n. 513/1997);
comma 1 lettere c), d): (-);
comma 1 lettera e): (articolo
1, comma 1, lett. b), D.P.C.M. n. 437/1999);
comma 1 lettere f), g), h):
(-);
comma 1 lettera i): (articolo
20, secondo comma, L. n. 15/1968);
comma 1 lettera l): (articolo
15, primo comma, L. n. 15/1968);
comma 1 lettera m): (-);
comma 1 lettera n): (articolo
1, comma 1 lett. b), D.P.R. n. 513/1997);
comma 1 lettere o), p): (-);
comma 1 lettera q), primo
periodo: (articolo 1, D.P.R. n. 428/1998);
comma 1 lettera q), secondo
periodo: (articolo 2, comma 1, D.P.R. n. 428/1998);
comma 1 lettera r): (articolo
1, D.P.R. n. 428/1998);
comma 1 lettera s): (articolo
1, D.P.R. n. 428/1998).
Articolo 2 (L)Oggetto.
1. Le norme del presente testo
unico disciplinano la formazione, il rilascio, la tenuta e la
conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte
di organi della pubblica amministrazione; disciplinano altresì la
produzione di atti e documenti agli organi della pubblica
amministrazione nonché ai gestori di pubblici servizi nei rapporti tra
loro e in quelli con l'utenza, e ai privati che vi consentono. Le norme
concernenti i documenti informatici e la firma digitale, contenute nel
capo II, si applicano anche nei rapporti tra privati come previsto
dall'articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59 (4).
(4) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 1, L. n.
15/1968 e articolo 2 comma 1, primo periodo, L. n. 340/2000).
Articolo 3 (R)Soggetti.
1. Le disposizioni del presente
testo unico si applicano ai cittadini italiani e dell'Unione europea,
alle persone giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche
amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede
legale in Italia o in uno dei Paesi dell'Unione europea. (R)
2. I cittadini di Stati non
appartenenti all'Unione regolarmente soggiornanti in Italia, possono
utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47
limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti
certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani,
fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei
regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione
dello straniero. (R)
3. Al di fuori dei casi
previsti al comma 2, i cittadini di Stati non appartenenti all'Unione
autorizzati a soggiornare nel territorio dello Stato possono utilizzare
le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in
cui la produzione delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni
internazionali fra l'Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante.
(R)
4. Al di fuori dei casi di cui
ai commi 2 e 3 gli stati, le qualità personali e i fatti, sono
documentati mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla
competente autorità dello Stato estero, corredati di traduzione in
lingua italiana autenticata dall'autorità consolare italiana che ne
attesta la conformità all'originale, dopo aver ammonito l'interessato
sulle conseguenze penali della produzione di atti o documenti non
veritieri (5).
(5) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 5, comma 1,
D.P.R. n. 403/1998);
comma 2: (articolo 5, comma 2,
D.P.R. n. 403/1998);
comma 3: (-);
comma 4: (articolo 2, comma 2,
D.P.R. n. 394/1999).
Articolo 4 (R)Impedimento alla
sottoscrizione e alla dichiarazione.
1. La dichiarazione di chi non
sa o non può firmare è raccolta dal pubblico ufficiale previo
accertamento dell'identità del dichiarante. Il pubblico ufficiale
attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall'interessato in
presenza di un impedimento a sottoscrivere. (R)
2. La dichiarazione
nell'interesse di chi si trovi in una situazione di impedimento
temporaneo, per ragioni connesse allo stato di salute, è sostituita
dalla dichiarazione, contenente espressa indicazione dell'esistenza di
un impedimento, resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in
mancanza di questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino
al terzo grado, al pubblico ufficiale, previo accertamento dell'identità
del dichiarante. (R)
3. Le disposizioni del presente
articolo non si applicano in materia di dichiarazioni fiscali. (R) (6).
(6) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 4, D.P.R. n.
403/1998);
comma 2: (-);
comma 3: (-).
Articolo 5 (L)Rappresentanza
legale.
1. Se l'interessato è soggetto
alla potestà dei genitori, a tutela, o a curatela, le dichiarazioni e i
documenti previsti dal presente testo unico sono sottoscritti
rispettivamente dal genitore esercente la potestà, dal tutore, o
dall'interessato stesso con l'assistenza del curatore (7).
(7) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 8, L. n.
15/1968).
Capo II - Documentazione
amministrativa
Sezione I - Documenti
amministrativi e atti pubblici
Articolo 6 (L-R)Riproduzione e
conservazione di documenti.
1. Le pubbliche amministrazioni
ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i
documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza
e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la
conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su
supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei
documenti agli originali. (L)
2. Gli obblighi di
conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono
soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche se
realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono
conformi alle regole tecniche dettate dall'Autorità per l'informatica
nella pubblica amministrazione. (L)
3. I limiti e le modalità
tecniche della riproduzione e dell'autenticazione dei documenti di cui
al comma 1, su supporto fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a
garantire la conformità agli originali, sono stabiliti con decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri.
4. Sono fatti salvi i poteri di
controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli
archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati
dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi delle disposizioni
del Capo II del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490 (8).
(8) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 25, L. n.
15/1968 e art. 15, D.P.R. n. 513/1997);
comma 2: (articolo 2, comma 15,
primo periodo, L. n . 537/1993);
comma 3: (-);
comma 4: (-).
Articolo 7 (L)Redazione e
stesura di atti pubblici.
1. I decreti, gli atti ricevuti
dai notai, tutti gli altri atti pubblici, e le certificazioni sono
redatti, anche promiscuamente, con qualunque mezzo idoneo, atto a
garantirne la conservazione nel tempo.
2. Il testo degli atti pubblici
comunque redatti non deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni,
correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni,
acronimi, ed espressioni in lingua straniera, di uso comune. Qualora
risulti necessario apportare variazioni al testo, si provvede in modo
che la precedente stesura resti
leggibile (9).
(9) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 12, primo
comma, L. n. 15/1968);
comma 2: (articolo 13 primo e
secondo comma, L. n. 15/1968).
Sezione II - Documento
informatico
Articolo 8 (R)Documento
informatico.
1. Il documento informatico da
chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la
trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti
gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente testo
unico.
2. Le regole tecniche per la
formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la
riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti
informatici sono definite con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri sentiti l'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione e il Garante per la protezione dei dati personali. Esse
sono adeguate alle esigenze dettate dall'evoluzione delle conoscenze
scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno biennale.
3. Con il medesimo decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri sono definite le misure tecniche,
organizzative e gestionali volte a garantire l'integrità, la
disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel
documento informatico anche con riferimento all'eventuale uso di chiavi
biometriche di cui all'articolo 22, lettera e).
4. Restano ferme le
disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali
(10).
(10) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 2, D.P.R. n.
513/1997);
comma 2: (articolo 3, comma 1 e
2, D.P.R. n. 513/1997);
comma 3: (articolo 3, comma 3,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 4: (articolo 3, comma 4,
D.P.R. n. 513/1997).
Articolo 9 (R)Documenti
informatici delle pubbliche amministrazioni..
1. Gli atti formati con
strumenti informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni, costituiscono informazione primaria ed originale da cui
è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e
copie per gli usi consentiti dalla legge.
2. Nelle operazioni riguardanti
le attività di produzione, immissione, conservazione, riproduzione e
trasmissione di dati, documenti ed atti amministrativi con sistemi
informatici e telematici, ivi compresa l'emanazione degli atti con i
medesimi sistemi, devono essere indicati e resi facilmente individuabili
sia i dati relativi alle amministrazioni interessate sia il soggetto che
ha effettuato l'operazione.
3. Le pubbliche amministrazioni
provvedono a definire e a rendere disponibili per via telematica moduli
e formulari elettronici validi ad ogni effetto di legge.
4. Le regole tecniche in
materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle
pubbliche amministrazioni sono definite dall'Autorità per l'informatica
nella pubblica amministrazione d'intesa con il Ministero per i beni e le
attività culturali e, per il materiale classificato, con le
Amministrazioni della difesa, dell'interno e delle finanze,
rispettivamente competenti (11).
(11) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 18, comma 1,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 2: (articolo 18, comma 2,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 3: (articolo 22, comma 1,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 4: (articolo 18, comma 3,
D.P.R. n. 513/1997).
Articolo 10 (R)Forma ed
efficacia del documento informatico.
1. Il documento informatico
sottoscritto con firma digitale, redatto in conformità alle regole
tecniche di cui all'articolo 8, comma 2 e per le pubbliche
amministrazioni, anche di quelle di cui all'articolo 9, comma 4,
soddisfa il requisito legale della forma scritta e ha efficacia
probatoria ai sensi dell'articolo 2712 del Codice civile.
2. Gli obblighi fiscali
relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi
tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con decreto
del Ministro delle finanze.
3. Il documento informatico,
sottoscritto con firma digitale ai sensi dell'articolo 23, ha efficacia
di scrittura privata ai sensi dell'articolo 2702 del codice civile.
4. Il documento informatico
redatto in conformità alle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma
2 soddisfa l'obbligo previsto dagli articoli 2214 e seguenti del codice
civile e da ogni altra analoga disposizione legislativa o regolamentare
(12).
(12) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 4, comma 1,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 2: (articolo 4, comma 2,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 3: (articolo 5, comma 1,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 4: (articolo 5, comma 2,
D.P.R. n. 513/1997).
Articolo 11 (R)Contratti
stipulati con strumenti informatici o per via telematica.
1. I contratti stipulati con
strumenti informatici o per via telematica mediante l'uso della firma
digitale secondo le disposizioni del presente testo unico sono validi e
rilevanti a tutti gli effetti di legge.
2. Ai contratti indicati al
comma 1 si applicano le vigenti disposizioni in materia di contratti
negoziati al di fuori dei locali commerciali (13).
(13) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 11, comma 1,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 2: (articolo 11, comma 2,
D.P.R. n. 513/1997).
Articolo 12 (R)Pagamenti
informatici.
1. Il trasferimento elettronico
dei pagamenti tra privati, pubbliche amministrazioni e tra queste e
soggetti privati è effettuato secondo le regole tecniche definite col
decreto di cui all'articolo 8, comma 2 (14).
(14) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 14, D.P.R.
n. 513/1997).
Articolo 13 (R)Libri e
scritture.
1. I libri, i repertori e le
scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge sull'ordinamento del
notariato e degli archivi notarili, di cui sia obbligatoria la tenuta
possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità
alle disposizioni del presente testo unico e secondo le regole tecniche
definite col decreto di cui all'articolo 8, comma 2 (15).
(15) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 15, D.P.R.
n. 513/1997).
Sezione III - Trasmissione di
documenti
Articolo 14 (R)Trasmissione del
documento informatico.
1. Il documento informatico
trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al
destinatario, se trasmesso all'indirizzo elettronico da questi
dichiarato.
2. La data e l'ora di
formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico,
redatto in conformità alle disposizioni del presente testo unico e alle
regole tecniche di cui agli articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, sono
opponibili ai terzi.
3. La trasmissione del
documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino
l'avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta
nei casi consentiti dalla legge
(16).
(16) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 12, comma 1,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 2: (articolo 12, comma 2,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 3: (articolo 12, comma 3,
D.P.R. n. 513/1997).
Articolo 15 (L)Trasmissione
dall'estero di atti agli uffici di stato civile.
1. In materia di trasmissione
di atti o copie di atti di stato civile o di dati concernenti la
cittadinanza da parte delle rappresentanze diplomatiche e consolari
italiane, si osservano le disposizioni speciali sulle funzioni e sui
poteri consolari (17).
(17) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 19, L. n.
15/1968).
Articolo 16 (R)Riservatezza dei
dati personali contenuti nei documenti trasmessi.
1. Al fine di tutelare la
riservatezza dei dati personali di cui agli articoli 22 e 24 della legge
31 dicembre 1996, n. 675, i certificati ed i documenti trasmessi ad
altre pubbliche amministrazioni possono contenere soltanto le
informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da
legge o
da regolamento e strettamente
necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono
acquisite.
2. Ai fini della dichiarazione
di nascita il certificato di assistenza al parto è sempre sostituito da
una semplice attestazione contenente i soli dati richiesti nei registri
di nascita.
3. Ai fini statistici, i
direttori sanitari inviano copia del certificato di assistenza al parto,
privo di elementi identificativi diretti delle persone interessate, ai
competenti enti ed uffici del Sistema statistico nazionale, secondo
modalità preventivamente concordate. L'Istituto nazionale di
statistica, sentiti il Ministero della sanità e il Garante per la
protezione dei dati personali, determina nuove modalità tecniche e
procedure per la rilevazione dei dati statistici di base relativi agli
eventi di nascita e per l'acquisizione dei dati relativi ai nati affetti
da malformazioni e ai nati morti nel rispetto dei princìpi contenuti
nelle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati
personali (18).
(18) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 8, comma 1,
D.P.R. n. 403/1998);
comma 2: (articolo 8, comma 2,
D.P.R. n. 403/1998);
comma 3: (articolo 8, comma 2,
D.P.R. n. 403/1998).
Articolo 17 (R)Segretezza della
corrispondenza trasmessa per via telematica.
1. Gli addetti alle operazioni
di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con
strumenti informatici non possono prendere cognizione della
corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a
terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per
estratto sull'esistenza o sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni
o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di
informazioni per loro natura o per espressa indicazione del mittente
destinate ad essere rese pubbliche.
2. Agli effetti del presente
testo unico, gli atti, i dati e i documenti trasmessi per via telematica
si considerano, nei confronti del gestore del sistema di trasporto delle
informazioni, di proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta la
consegna al destinatario (19).
(19) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 13, comma 1,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 2: (articolo 13, comma 2,
D.P.R. n. 513/1997).
Sezione IV - Copie autentiche,
autenticazione di sottoscrizioni
Articolo 18 (L-R)Copie
autentiche.
1. Le copie autentiche, totali
o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi
procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura
dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo
degli originali. (L)
2. L'autenticazione delle copie
può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o
presso il quale è depositato
l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un
notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato
dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità con
l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale
autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del
rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la
qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il
timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta di più
fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun
foglio intermedio. Per le copie di atti e documenti informatici si
applicano le disposizioni contenute nell'articolo 20. (L)
3. Nei casi in cui
l'interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di
pubblici servizi copia autentica di un documento, l'autenticazione della
copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi
altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione
dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso
l'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere
utilizzata solo nel procedimento in corso. (R) (20).
(20) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 14, primo
comma e articolo 7, primo comma, L. n. 15/1968);
comma 2: (articolo 14, secondo
comma, L. n. 15/1968);
comma 3: (articolo 3, comma 4,
D.P.R. n. 403/1998).
Articolo 19 (R)Modalità
alternative all'autenticazione di copie.
1. La dichiarazione sostitutiva
dell'atto di notorietà di cui all'articolo 47 può riguardare anche il
fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato
da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la
copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale.
Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale
della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente
conservati dai privati (21).
(21) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 2, comma 2,
D.P.R. n. 403/1998).
Articolo 20 (R)Copie di atti e
documenti informatici.
1. I duplicati, le copie, gli
estratti del documento informatico, anche se riprodotti su diversi tipi
di supporto, sono validi a tutti gli effetti di legge se conformi alle
disposizioni del presente testo unico.
2. I documenti informatici
contenenti copia o riproduzione di atti pubblici, scritture private e
documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di
ogni tipo, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e
dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli
2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata la
firma digitale di colui che li spedisce o rilascia, secondo le
disposizioni del presente testo unico.
3. Le copie su supporto
informatico di documenti, formati in origine su supporto cartaceo o,
comunque, non informatico, sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli
originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale è
autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò
autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e
asseverata secondo le regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2.
4. La spedizione o il rilascio
di copie di atti e documenti di cui al comma 2 esonera dalla produzione
e dalla esibizione dell'originale formato su supporto cartaceo quando
richieste ad ogni effetto di legge.
5. Gli obblighi di
conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione
vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di
documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle
regole tecniche dettate nell'articolo 8, comma 2 (22).
(22) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 6, comma 1,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 2: (articolo 6, comma 2,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 3: (articolo 6, comma 3,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 4: (articolo 6, comma 4,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 5: (articolo 6, comma 5,
D.P.R. n. 513/1997).
Articolo 21 (R)Autenticazione
delle sottoscrizioni.
1. L'autenticità della
sottoscrizione di qualsiasi istanza o dichiarazione sostitutiva di atto
di notorietà da produrre agli organi della pubblica amministrazione,
nonché ai gestori di servizi pubblici è garantita con le modalità di
cui all'art. 38, comma 2 e comma 3. (R)
2. Se l'istanza o la
dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è presentata a soggetti
diversi da quelli indicati al comma 1 o a questi ultimi al fine della
riscossione da parte di terzi di benefìci economici, l'autenticazione
è redatta da un notaio, cancelliere, segretario comunale, dal
dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente
incaricato dal Sindaco; in tale ultimo caso, l'autenticazione è redatta
di seguito alla sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica,
attesta che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo
accertamento dell'identità del dichiarante, indicando le modalità di
identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome,
cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la propria firma e
il timbro dell'ufficio. (R) (23).
(23) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (-);
comma 2: (-).
Sezione V - Firma digitale
Articolo 22 (R)Definizioni.
1. Ai fini del presente Testo
unico si intende:
a) per sistema di validazione,
il sistema informatico e crittografico in grado di generare ed apporre
la firma digitale o di verificarne la validità;
b) per chiavi asimmetriche, la
coppia di chiavi crittografiche, una privata ed una pubblica, correlate
tra loro, da utilizzarsi nell'àmbito dei sistemi di validazione o di
cifratura di documenti informatici;
c) per chiave privata,
l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche, destinato ad essere
conosciuto soltanto dal soggetto titolare, mediante il quale si appone
la firma digitale sul documento informatico o si decifra il documento
informatico in precedenza cifrato mediante la corrispondente chiave
pubblica;
d) per chiave pubblica,
l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche destinato ad essere reso
pubblico, con il quale si verifica la firma digitale apposta sul
documento informatico dal titolare delle chiavi asimmetriche o si
cifrano i documenti informatici da trasmettere al titolare delle
predette chiavi;
e) per chiave biometrica, la
sequenza di codici informatici utilizzati nell'àmbito di meccanismi di
sicurezza che impiegano metodi di verifica dell'identità personale
basati su specifiche caratteristiche fisiche dell'utente;
f) per certificazione, il
risultato della procedura informatica, applicata alla chiave pubblica e
rilevabile dai sistemi di validazione, mediante la quale si garantisce
la corrispondenza biunivoca tra chiave pubblica e soggetto titolare cui
essa appartiene, si identifica quest'ultimo e si attesta il periodo di
validità della predetta chiave ed il termine di scadenza del relativo
certificato, in ogni caso non superiore a tre anni;
g) per validazione temporale,
il risultato della procedura informatica, con cui si attribuiscono, ad
uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai
terzi;
h) per indirizzo elettronico,
l'identificatore di una risorsa fisica o logica in grado di ricevere e
registrare documenti informatici;
i) per certificatore, il
soggetto pubblico o privato che effettua la certificazione, rilascia il
certificato della chiave pubblica, lo pubblica unitamente a
quest'ultima, pubblica ed aggiorna gli elenchi dei certificati sospesi e
revocati;
l) per revoca del certificato,
l'operazione con cui il certificatore annulla la validità del
certificato da un dato momento, non retroattivo, in poi;
m) per sospensione del
certificato, l'operazione con cui il certificatore sospende la validità
del certificato per un determinato periodo di tempo;
n) per validità del
certificato, l'efficacia, e l'opponibilità al titolare della chiave
pubblica, dei dati in esso contenuti;
o) per regole tecniche, le
specifiche di carattere tecnico, ivi compresa ogni disposizione che ad
esse si applichi (24).
(24) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1, lettera
a): (articolo 1, comma 1 lett.
c), D.P.R. n. 513/1997);
comma 1, lettera b): (articolo
1, comma 1 lett. d), D.P.R. n. 513/1997);
comma 1, lettera c): (articolo
1, comma 1 lett. e), D.P.R. n. 513/1997);
comma 1, lettera d): (articolo
1, comma 1 lett. f), D.P.R. n. 513/1997);
comma 1, lettera e): (articolo
1, comma 1 lett. g), D.P.R. n. 513/1997);
comma 1, lettera f): (articolo
1, comma 1 lett. h), D.P.R. n. 513/1997);
comma 1, lettera g): (articolo
1, comma 1 lett. i), D.P.R. n. 513/1997);
comma 1, lettera h): (articolo
1, comma 1 lett. l), D.P.R. n. 513/1997);
comma 1, lettera i): (articolo
1, comma 1 lett. m), D.P.R. n. 513/1997);
comma 1, lettera l): (articolo
1, comma 1 lett. n), D.P.R. n. 513/1997);
comma 1, lettera m): (articolo
1, comma 1 lett. o), D.P.R. n. 513/1997);
comma 1, lettera n): (articolo
1, comma 1 lett. p), D.P.R. n. 513/1997);
comma 1, lettera o): (articolo
1, comma 1 lett. q), D.P.R. n. 513/1997).
Articolo 23 (R)Firma digitale.
1. A ciascun documento
informatico, o a un gruppo di documenti informatici, nonché al
duplicato o copia di essi, può essere apposta, o associata con separata
evidenza informatica, una firma digitale.
2. L'apposizione o
l'associazione della firma digitale al documento informatico equivale
alla sottoscrizione prevista per gli atti e documenti in forma scritta
su supporto cartaceo.
3. La firma digitale deve
riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o
all'insieme di documenti cui è apposta o associata.
4. Per la generazione della
firma digitale deve adoperarsi una chiave privata la cui corrispondente
chiave pubblica non risulti scaduta di validità ovvero non risulti
revocata o sospesa ad opera del soggetto pubblico o privato che l'ha
certificata.
5. L'uso della firma apposta o
associata mediante una chiave revocata, scaduta o sospesa equivale a
mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate,
hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o
chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza
di tutte le parti interessate.
6. L'apposizione di firma
digitale integra e sostituisce, ad ogni fine previsto dalla normativa
vigente, l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e
marchi di qualsiasi genere.
7. Attraverso la firma digitale
devono potersi rilevare nei modi e con le tecniche definiti con il
decreto di cui all'articolo 8, comma 2, gli elementi identificativi del
soggetto titolare della firma, del soggetto che l'ha certificata e del
registro su cui essa è pubblicata per la consultazione (25).
(25) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 10, comma 1,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 2: (articolo 10, comma 2,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 3: (articolo 10, comma 3,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 4: (articolo 10, comma 4,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 5: (articolo 10, comma 5,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 6: (articolo 10, comma 6,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 7: (articolo 10, comma 7,
D.P.R. n. 513/1997).
Articolo 24 (R)Firma digitale
autenticata.
1. Si ha per riconosciuta, ai
sensi dell'articolo 2703 del codice civile, la firma digitale, la cui
apposizione è autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale
autorizzato.
2. L'autenticazione della firma
digitale consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale,
che la firma digitale è stata apposta in sua presenza dal titolare,
previo accertamento della sua identità personale, della validità della
chiave utilizzata e del fatto che il documento sottoscritto risponde
alla
volontà della parte e non è
in contrasto con l'ordinamento giuridico ai sensi dell'articolo 28,
primo comma, n. 1 della legge 6 febbraio 1913, n. 89.
3. L'apposizione della firma
digitale da parte del pubblico ufficiale integra e sostituisce ad ogni
fine di legge la apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e
marchi comunque previsti.
4. Se al documento informatico
autenticato deve essere allegato altro documento formato in originale su
altro tipo di supporto, il pubblico ufficiale può allegare copia
informatica autenticata dell'originale, secondo le disposizioni
dell'articolo 20, comma 3.
5. Ai fini e per gli effetti
della presentazione di istanze agli organi della pubblica
amministrazione si considera apposta in presenza del dipendente addetto
la firma digitale inserita nel documento informatico presentato o
depositato presso pubbliche amministrazioni.
6. La presentazione o il
deposito di un documento per via telematica o su supporto informatico ad
una pubblica amministrazione sono validi a tutti gli effetti di legge se
vi sono apposte la firma digitale e la validazione temporale a norma del
presente testo unico (26).
(26) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 16, comma 1,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 2: (articolo 16, comma 2,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 3: (articolo 16, comma 3,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 4: (articolo 16, comma 4,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 5: (articolo 16, comma 5,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 6: (articolo 16, comma 6,
D.P.R. n. 513/1997).
Articolo 25 (R)Firma di
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.
1. In tutti i documenti
informatici delle pubbliche amministrazioni la firma autografa o la
firma, comunque prevista, è sostituita dalla firma digitale, in
conformità alle norme del presente testo unico.
2. L'uso della firma digitale
integra e sostituisce ad ogni fine di legge l'apposizione di sigilli,
punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque previsti (27).
(27) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 19, comma 1,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 2: (articolo 19, comma 2,
D.P.R. n. 513/1997).
Articolo 26 (R)Deposito della
chiave privata.
1. Il titolare della coppia di
chiavi asimmetriche può ottenere il deposito in forma segreta della
chiave privata presso un notaio o altro pubblico depositario
autorizzato.
2. La chiave privata di cui si
richiede il deposito può essere registrata su qualsiasi tipo di
supporto idoneo a cura del depositante e deve essere consegnata
racchiusa in un involucro sigillato in modo che le informazioni non
possano essere lette, conosciute od estratte senza rotture od
alterazioni.
3. Le modalità del deposito
sono regolate dalle disposizioni dell'articolo 605 del codice civile, in
quanto applicabili (28).
(28) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 7, comma 1,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 2: (articolo 7, comma 2,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 3: (articolo 7, comma 3,
D.P.R. n. 513/1997).
Articolo 27 (R)Certificazione
delle chiavi.
1. Chiunque intenda utilizzare
un sistema di chiavi asimmetriche di cifratura con gli effetti di cui
all'articolo 8, comma 1 deve munirsi di una idonea coppia di chiavi e
rendere pubblica una di esse mediante la procedura di certificazione.
2. Le chiavi pubbliche di
cifratura sono custodite per un periodo non inferiore a dieci anni a
cura del certificatore e, dal momento iniziale della loro valutabilità,
sono consultabili in forma telematica.
3. Salvo quanto previsto
dall'articolo 29, le attività di certificazione sono effettuate da
certificatori inclusi, sulla base di una dichiarazione anteriore
all'inizio dell'attività, in apposito elenco pubblico, consultabile in
via telematica, predisposto tenuto e aggiornato a cura dell'Autorità
per l'informatica nella pubblica amministrazione, e dotati dei seguenti
requisiti, specificati con il decreto di cui all'articolo 8, comma 2:
a) forma di società per azioni
e capitale sociale non inferiore a quello necessario ai fini
dell'autorizzazione all'attività bancaria, se soggetti privati;
b) possesso da parte dei
rappresentanti legali e dei soggetti preposti all'amministrazione, dei
requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di
amministrazione, direzione e controllo presso banche;
c) affidamento che, per
competenza ed esperienza, i responsabili tecnici del certificatore e il
personale addetto all'attività di certificazione siano in grado di
rispettare le norme del presente regolamento e le regole tecniche di cui
all'articolo 8, comma 2;
d) qualità dei processi
informatici e dei relativi prodotti, sulla base di standard riconosciuti
a livello internazionale.
4. La procedura di
certificazione di cui al comma 1 può essere svolta anche da un
certificatore operante sulla base di licenza o autorizzazione rilasciata
da altro Stato membro dell'Unione europea o dello Spazio economico
europeo, sulla base di equivalenti requisiti (29).
(29) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 8, comma 1,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 2: (articolo 8, comma 2,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 3: (articolo 8, comma 3,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 4: (articolo 8, comma 4,
D.P.R. n. 513/1997).
Articolo 28 (R)Obblighi
dell'utente e del certificatore.
1. Chiunque intenda utilizzare
un sistema di chiavi asimmetriche o della firma digitale, è tenuto ad
adottare tutte le misure organizzative e tecniche idonee ad evitare
danno ad altri.
2. Il certificatore è tenuto
a:
a) identificare con certezza la
persona che fa richiesta della certificazione;
b) rilasciare e rendere
pubblico il certificato avente le caratteristiche fissate con il decreto
di cui all'articolo 8, comma 2;
c) specificare, su richiesta
dell'istante, e con il consenso del terzo interessato, la sussistenza
dei poteri di rappresentanza o di altri titoli relativi all'attività
professionale o a cariche rivestite;
d) attenersi alle regole
tecniche di cui all'articolo 8, comma 2;
e) informare i richiedenti, in
modo compiuto e chiaro, sulla procedura di certificazione e sui
necessari requisiti tecnici per accedervi;
f) attenersi alle misure minime
di sicurezza per il trattamento dei dati personali, emanate ai sensi
dell'articolo 15, comma 2 della legge 31 dicembre 1996, n. 675;
g) non rendersi depositario di
chiavi private;
h) procedere tempestivamente
alla revoca od alla sospensione del certificato in caso di richiesta da
parte del titolare o del terzo dal quale derivino i poteri di
quest'ultimo, di perdita del possesso della chiave, di provvedimento
dell'autorità, di acquisizione della conoscenza di cause limitative
della
capacità del titolare, di
sospetti abusi o falsificazioni;
i) dare immediata pubblicazione
della revoca e della sospensione della coppia di chiavi asimmetriche;
l) dare immediata comunicazione
all'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione ed agli
utenti, con un preavviso di almeno sei mesi, della cessazione
dell'attività e della conseguente rilevazione della documentazione da
parte di altro certificatore o del suo annullamento (30).
(30) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 9, comma 1,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 2: (articolo 9, comma 2,
D.P.R. n. 513/1997).
Articolo 29 (R)Chiavi di
cifratura della pubblica amministrazione.
1. Le pubbliche amministrazioni
provvedono autonomamente, con riferimento al proprio ordinamento, alla
generazione, alla conservazione, alla certificazione ed all'utilizzo
delle chiavi pubbliche di competenza.
2. Con il decreto di cui
all'articolo 8 sono disciplinate le modalità di formazione, di
pubblicità, di conservazione, certificazione e di utilizzo delle chiavi
pubbliche delle pubbliche amministrazioni.
3. Le chiavi pubbliche dei
pubblici ufficiali non appartenenti alla pubblica amministrazione sono
certificate e pubblicate autonomamente in conformità alle leggi ed ai
regolamenti che definiscono l'uso delle firme autografe nell'àmbito dei
rispettivi ordinamenti giuridici.
4. Le chiavi pubbliche di
ordini ed albi professionali legalmente riconosciuti e dei loro legali
rappresentanti sono certificate e pubblicate a cura del Ministro di
grazia e giustizia o suoi delegati (31).
(31) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 17, comma 1,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 2: (articolo 17, comma 2,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 3: (articolo 17, comma 3,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 4: (articolo 17, comma 4,
D.P.R. n. 513/1997).
Sezione VI - Legalizzazione di
firme e di fotografie
Articolo 30 (L)Modalità per la
legalizzazione di firme.
1. Nelle legalizzazioni devono
essere indicati il nome e il cognome di colui la cui firma si legalizza.
Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo
della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita,
nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio
(32).
(32) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 15, secondo
comma, L. n. 15/1968).
Articolo 31 (L)Atti non
soggetti a legalizzazione.
1. Salvo quanto previsto negli
articoli 32 e 33, non sono soggette a legalizzazione le firme apposte da
pubblici funzionari o pubblici ufficiali su atti, certificati, copie ed
estratti dai medesimi rilasciati. Il funzionario o pubblico ufficiale
deve indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e
cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per
esteso ed il timbro dell'ufficio (33).
(33) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 18, primo e
secondo comma, L. n. 15/1968).
Articolo 32 (L)Legalizzazione
di firme di capi di scuole parificate o legalmente riconosciute.
1. Le firme dei capi delle
scuole parificate o legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui
certificati di studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della
provincia in cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore
agli studi (34).
(34) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 16, L. n.
15/1968).
Articolo 33 (L)Legalizzazione
di firme di atti da e per l'estero.
1. Le firme sugli atti e
documenti formati nello Stato e da valere all'estero davanti ad autorità
estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti
organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o di altri
organi e autorità delegati dallo stesso.
2. Le firme sugli atti e
documenti formati all'estero da autorità estere e da valere nello Stato
sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane
all'estero. Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi
delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari
da loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si osserva
l'articolo 31.
3. Agli atti e documenti
indicati nel comma precedente, redatti in lingua straniera, deve essere
allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo
straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare,
ovvero da un traduttore ufficiale.
4. Le firme sugli atti e
documenti formati nello Stato e da valere nello Stato, rilasciati da una
rappresentanza diplomatica o consolare estera residente nello Stato,
sono legalizzate a cura delle prefetture.
5. Sono fatte salve le
esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite
da leggi o da accordi internazionali (35).
(35) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 17, primo
comma, L. n. 15/1968);
comma 2: (articolo 17, secondo
comma, L. n. 15/1968);
comma 3: (articolo 17, terzo
comma, L. n. 15/1968);
comma 4: (articolo 17, quarto
comma, L. n. 15/1968);
comma 5: (articolo 17, quinto
comma, L. n. 15/1968).
Articolo 34 (L)Legalizzazione
di fotografie.
1. Le amministrazioni
competenti per il rilascio di documenti personali sono tenute a
legalizzare le prescritte fotografie presentate personalmente
dall'interessato. Su richiesta di quest'ultimo le fotografie possono
essere, altresì, legalizzate dal dipendente incaricato dal Sindaco.
2. La legalizzazione delle
fotografie prescritte per il rilascio dei documenti personali non è
soggetta all'obbligo del pagamento dell'imposta di bollo (36).
(36) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 2, comma 7,
L. n. 127/1997 come modificato dall'articolo 55, comma 3, L. n.
342/2000).
Sezione VII - Documenti di
riconoscimento e di identità
Articolo 35 (L-R)Documenti di
identità e di riconoscimento.
1. In tutti i casi in cui nel
presente testo unico viene richiesto un documento di identità, esso può
sempre essere sostituito dal documento di riconoscimento equipollente ai
sensi del comma 2.
2. Sono equipollenti alla carta
di identità il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il
libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di
impianti termici, il porto d'armi, le tessere di riconoscimento, purché
munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente,
rilasciate da un'amministrazione dello Stato. (R)
3. Nei documenti d'identità e
di riconoscimento non è necessaria l'indicazione o l'attestazione dello
stato civile, salvo specifica istanza del richiedente. (L) (37).
(37) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (-);
comma 2: (articolo 292, R.D. n.
635/1940);
comma 3: (articolo 2, comma 9,
L. n. 127/1997).
Articolo 36 (L)Carta d'identità
e documenti elettronici.
1. Le caratteristiche e le
modalità per il rilascio della carta d'identità elettronica e del
documento
d'identità elettronico sono
definite con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri su
proposta del
Ministro dell'interno, di
concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sentito il Garante
per la
protezione dei dati personali.
2. La carta d'identità
elettronica e l'analogo documento, rilasciato a seguito della denuncia
di nascita
e prima del compimento del
quindicesimo anno, devono contenere:
a) i dati identificativi della
persona;
b) il codice fiscale;
3. La carta d'identità e il
documento elettronico possono contenere:
a) l'indicazione del gruppo
sanguigno;
b) le opzioni di carattere
sanitario previste dalla legge;
c) i dati biometrici indicati
col decreto di cui al comma 1, con esclusione, in ogni caso, del DNA;
d) tutti gli altri dati utili
al fine di razionalizzare e semplificare l'azione amministrativa e i
servizi resi
al cittadino, anche per mezzo
dei portali, nel rispetto della normativa in materia di riservatezza;
e) le procedure informatiche e
le informazioni che possono o debbono essere conosciute dalla
pubblica amministrazione e da
altri soggetti ivi compresa la chiave biometrica, occorrenti per la
firma
digitale.
4. La carta d'identità
elettronica può altresì essere utilizzata per il trasferimento
elettronico dei
pagamenti tra soggetti privati
e pubbliche amministrazioni.
5. Con decreto del Ministro
dell'interno, sentiti l'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione, il Garante per
la protezione dei dati personali e la Conferenza Stato-città ed
autonomie locali, sono dettate
le regole tecniche e di sicurezza relative alle tecnologie e ai
materiali
utilizzati per la produzione
delle carte di identità e dei documenti di riconoscimento di cui al
presente
articolo. Le predette regole
sono adeguate con cadenza almeno biennale in relazione alle esigenze
dettate dall'evoluzione delle
conoscenze scientifiche e tecnologiche.
6. Nel rispetto della
disciplina generale fissata dai decreti di cui al presente articolo e
delle vigenti
disposizioni in materia di
protezione dei dati personali, le pubbliche amministrazioni, nell'àmbito
dei
rispettivi ordinamenti, possono
sperimentare modalità di utilizzazione dei documenti di cui al presente
articolo per l'erogazione di
ulteriori servizi o utilità.
7. La carta di identità,
ancorché su supporto cartaceo, può essere rinnovata a decorrere dal
centottantesimo giorno
precedente la scadenza (38).
(38) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 2, comma 10,
L. n. 127/1997 come modificato dall'articolo 2, comma 4 L. n. 191/1998);
comma 2: (articolo 2, comma 10,
L. n. 127/1997 come modificato dall'articolo 2, comma 4 L. n. 191/1998);
comma 3: (articolo 2, comma 10,
L. n. 127/1997 come modificato dall'articolo 2, comma 4 L. n. 191/1998);
comma 4: (articolo 2, comma 10,
L. n. 127/1997 come modificato dall'articolo 2, comma 4 L. n. 191/1998);
comma 5: (articolo 2, comma 10,
L. n. 127/1997 come modificato dall'articolo 2, comma 4 L. n. 191/1998);
comma 6: (articolo 2, comma 10,
L. n. 127/1997 come modificato dall'articolo 2, comma 4 L. n. 191/1998);
comma 7: (articolo 2, comma 10,
L. n. 127/1997 come modificato dall'articolo 2, comma 4 L. n. 191/1998).
Sezione VIII - Regime fiscale
Articolo 37 (L)Esenzioni
fiscali.
1. Le dichiarazioni sostitutive
di cui agli articoli 46 e 47 sono esenti dall'imposta di bollo.
2. L'imposta di bollo non è
dovuta quando per le leggi vigenti sia esente da bollo l'atto sostituito
ovvero quello nel quale è apposta la firma da legalizzare (39).
(39) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 21, primo
comma, L. n. 15/1968);
comma 2: (articolo 23, primo
comma, L. n. 15/1968).
Capo III - Semplificazione
della documentazione amministrativa
Sezione I - istanze e
dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione
Articolo 38 (L-R)Modalità di
invio e sottoscrizione delle istanze.
1. Tutte le istanze e le
dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o
esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via
telematica. (L)
2. Le istanze e le
dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se sottoscritte
mediante la firma digitale o quando il sottoscrittore è identificato
dal sistema informatico con l'uso della carta di identità elettronica.
(R)
3. Le istanze e le
dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi
della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici
servizi sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente
addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica
non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La
copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze e
la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate
per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti
pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal
regolamento di cui all'articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997,
n. 59. (L) (40).
(40) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 3, comma 11,
L. n. 127/1997 come modificato dall'articolo 2, comma 10, L. n.
191/1998);
comma 2: (-);
comma 3: (articolo 3, comma 11,
L. n. 127/1997 come modificato dall'articolo 2, comma 10, L. n.
191/1998).
Articolo 39 (L)Domande per la
partecipazione a concorsi pubblici.
1. La sottoscrizione delle
domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione, a qualsiasi
titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il
conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è
soggetta ad autenticazione (41).
(41) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 3, comma 5,
L. n. 127/1997).
Sezione II - Certificati
Articolo 40 (L)Certificazioni
contestuali.
1. Le certificazioni da
rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a stati, qualità personali
e fatti, concernenti la stessa persona, nell'àmbito del medesimo
procedimento, sono contenute in un unico documento (42).
(42) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 11, L. n.
15/1968).
Articolo 41 (L)Validità dei
certificati.
1. I certificati rilasciati
dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati, qualità personali e
fatti non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata. Le
restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di
rilascio se disposizioni di legge o regolamentari non prevedono una
validità superiore.
2. I certificati anagrafici, le
certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali
degli atti di stato civile sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni
nonché dai gestori o esercenti di pubblici servizi anche oltre i
termini di validità nel caso in cui l'interessato dichiari, in fondo al
documento, che le informazioni contenute nel certificato stesso non
hanno subìto variazioni dalla data di rilascio. Il procedimento per il
quale gli atti certificativi sono richiesti deve avere comunque corso,
una volta acquisita la dichiarazione dell'interessato. Resta ferma la
facoltà di verificare la veridicità e la autenticità delle
attestazioni prodotte. In caso di falsa dichiarazione si applicano le
disposizioni di cui all'articolo 76 (43).
(43) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 2, comma 3,
L. n. 127/1997, come modificato dall'articolo 2, comma 2 della L. n.
191/1998);
comma 2: (articolo 2, comma 4,
L. n. 127/1997).
Articolo 42 (R)Certificati di
abilitazione.
1. Tutti i titoli di
abilitazione rilasciati al termine di corsi di formazione o di
procedimenti autorizzatori all'esercizio di determinate attività,
ancorché definiti "certificato", sono denominati
rispettivamente "diploma" o "patentino" (44).
(44) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 12, D.P.R.
n. 403/1998).
Sezione III - Acquisizione
diretta di documenti
Articolo 43 (L-R)Accertamenti
d'ufficio.
1. Le amministrazioni pubbliche
e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere atti o
certificati concernenti stati, qualità personali e fatti che risultino
elencati all'art. 46, che siano attestati in documenti già in loro
possesso o che comunque esse stesse siano tenute a certificare. In luogo
di tali
atti o certificati i soggetti
indicati nel presente comma sono tenuti ad acquisire d'ufficio le
relative informazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato,
dell'amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il
reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare
la dichiarazione sostitutiva prodotta dall'interessato. (R)
2. Fermo restando il divieto di
accesso a dati diversi da quelli di cui è necessario acquisire la
certezza o verificare l'esattezza, si considera operata per finalità di
rilevante interesse pubblico, ai fini di quanto previsto dal decreto
legislativo 11 maggio 1999, n. 135, la consultazione diretta, da parte
di una pubblica amministrazione o di un gestore di pubblico servizio,
degli archivi dell'amministrazione certificante, finalizzata
all'accertamento d'ufficio di stati, qualità e fatti ovvero al
controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini. Per
l'accesso diretto ai propri archivi l'amministrazione certificante
rilascia all'amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui
vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare
la riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente. (L)
3. Quando l'amministrazione
procedente opera l'acquisizione d'ufficio ai sensi del precedente comma,
può procedere anche per fax e via telematica. (R)
4. Al fine di agevolare
l'acquisizione d'ufficio di informazioni e dati relativi a stati, qualità
personali e fatti, contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le
amministrazioni certificanti sono tenute a consentire alle
amministrazioni procedenti, senza oneri, la consultazione per via
telematica dei loro archivi informatici, nel rispetto della riservatezza
dei dati personali. (R)
5. In tutti i casi in cui
l'amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni
relative a stati, qualità personali e fatti presso l'amministrazione
competente per la loro certificazione, il rilascio e l'acquisizione del
certificato non sono necessari e le suddette informazioni sono
acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la
certezza della loro fonte di provenienza. (R)
6. I documenti trasmessi da
chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo
telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza,
soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non
deve essere seguita da quella del documento originale. (R) (45).
(45) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (-);
comma 2: (articolo 3, comma 1,
L. n. 340/2000);
comma 3: (-);
comma 4: (-);
comma 5: (articolo 7, comma 2,
D.P.R. n. 403/1998);
comma 6: (articolo 7, comma 3,
D.P.R. n. 403/1998).
Articolo 44 (R)Acquisizione di
estratti degli atti dello stato civile.
1. Gli estratti degli atti di
stato civile sono richiesti esclusivamente per i procedimenti che
riguardano il cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti dagli
uffici dello stato civile in Italia o dalle autorità consolari italiane
all'estero, vengono acquisiti d'ufficio.
2. Al di fuori delle ipotesi di
cui al comma l le amministrazioni possono provvedere all'acquisizione
d'ufficio degli estratti solo quando ciò sia indispensabile (46).
(46) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 9, comma 1,
D.P.R. n. 403/1998);
comma 2: (articolo 9, comma 2,
D.P.R. n. 403/1998).
Sezione IV - Esibizione di
documento
Articolo 45 (L-R)Documentazione
mediante esibizione.
1. I dati relativi a cognome,
nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la
residenza attestati in documenti di identità o di riconoscimento in
corso di validità, possono essere comprovati mediante esibizione dei
documenti medesimi. È fatto divieto alle amministrazioni pubbliche ed
ai gestori o esercenti di pubblici servizi, nel caso in cui all'atto
della presentazione dell'istanza sia richiesta l'esibizione di un
documento di identità o di riconoscimento, di richiedere certificati
attestanti
stati o fatti contenuti nel
documento esibito. È, comunque, fatta salva per le amministrazioni
pubbliche ed i gestori e gli esercenti di pubblici servizi la facoltà
di verificare, nel corso del procedimento, la veridicità e l'autenticità
dei dati contenuti nel documento di identità o di riconoscimento. (L)
2. Nei casi in cui
l'amministrazione procedente acquisisce informazioni relative a stati,
qualità personali e fatti attraverso l'esibizione da parte
dell'interessato di un documento di identità o di riconoscimento in
corso di validità, la registrazione dei dati avviene attraverso
l'acquisizione della copia fotostatica non autenticata del documento
stesso. (R)
3. Qualora l'interessato sia in
possesso di un documento di identità o di riconoscimento non in corso
di validità, gli stati, le qualità personali e i fatti in esso
contenuti possono essere comprovati mediante esibizione dello stesso,
purché l'interessato dichiari, in calce alla fotocopia del documento,
che i dati contenuti nel documento non hanno subìto variazioni dalla
data del rilascio. (R) (47).
(47) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 3, comma 1,
L. n. 127/1997);
comma 2: (articolo 7, comma 4,
D.P.R. n. 403/1998);
comma 3: (-).
Sezione V - Norme in materia di
dichiarazioni sostitutive
Articolo 46 (R)Dichiarazioni
sostitutive di certificazioni.
1. Sono comprovati con
dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte
dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni
i seguenti stati, qualità personali e fatti:
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
d) godimento dei diritti civili
e politici;
e) stato di celibe, coniugato,
vedovo o stato libero;
f) stato di famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso
del coniuge, dell'ascendente o discendente;
i) iscrizione in albi, registri
o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
l) appartenenza a ordini
professionali;
m) titolo di studio, esami
sostenuti;
n) qualifica professionale
posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione,
di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
o) situazione reddituale o
economica anche ai fini della concessione dei benefìci di qualsiasi
tipo previsti da leggi speciali;
p) assolvimento di specifici
obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
q) possesso e numero del codice
fiscale, della partita I.V.A. e di qualsiasi dato presente nell'archivio
dell'anagrafe tributaria;
r) stato di disoccupazione;
s) qualità di pensionato e
categoria di pensione;
t) qualità di studente;
u) qualità di legale
rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e
simili;
v) iscrizione presso
associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
z) tutte le situazioni relative
all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate
nel foglio matricolare dello stato di servizio;
aa) di non aver riportato
condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che
riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili
e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai
sensi della vigente normativa;
bb) di non essere a conoscenza
di essere sottoposto a procedimenti penali;
cc) qualità di vivenza a
carico;
dd) tutti i dati a diretta
conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
ee) di non trovarsi in stato di
liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di
concordato (R) (48).
(48) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 2, primo
comma, L. n. 15/1968 e articolo 1, comma 1, D.P.R. n. 403/1998).
Articolo 47
(R)Dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà.
1. L'atto di notorietà
concernente stati, qualità personali o fatti che siano a diretta
conoscenza
dell'interessato è sostituito
da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo con la osservanza
delle modalità di cui all'articolo 38. (R)
2. La dichiarazione resa
nell'interesse proprio del dichiarante può riguardare anche stati,
qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia
diretta conoscenza. (R)
3. Fatte salve le eccezioni
espressamente previste per legge, nei rapporti con la pubblica
amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli
stati, le qualità personali e i fatti non espressamente indicati
nell'articolo 46 sono comprovati dall'interessato mediante la
dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. (R)
4. Salvo il caso in cui la
legge preveda espressamente che la denuncia all'Autorità di Polizia
Giudiziaria è presupposto necessario per attivare il procedimento
amministrativo di rilascio del duplicato di documenti di riconoscimento
o comunque attestanti stati e qualità personali dell'interessato, lo
smarrimento dei documenti medesimi è comprovato da chi ne richiede il
duplicato mediante dichiarazione sostitutiva. (R) (49).
(49) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 4, primo
comma, L. n. 15/1968);
comma 2: (articolo 2, comma 2,
D.P.R. n. 403/1998);
comma 3: (articolo 2, comma 1,
D.P.R. n. 403/1998);
comma 4: (-).
Articolo 48 (R)Disposizioni
generali in materia di dichiarazioni sostitutive.
1. Le dichiarazioni sostitutive
hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.
2. Le singole amministrazioni
predispongono i moduli necessari per la redazione delle dichiarazioni
sostitutive, che gli interessati hanno facoltà di utilizzare. Nei
moduli per la presentazione delle dichiarazioni sostitutive le
amministrazioni inseriscono il richiamo alle sanzioni penali previste
dall'articolo 76, per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni
mendaci ivi indicate. Il modulo contiene anche l'informativa di cui
all'articolo 10 della legge 31 dicembre 1996, n. 675.
3. In tutti i casi in cui sono
ammesse le dichiarazioni sostitutive, le singole amministrazioni
inseriscono la relativa formula nei moduli per le istanze (50).
(50) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 6, comma 1,
D.P.R. n. 403/1998);
comma 2: (articolo 6, comma 2,
D.P.R. n. 403/1998);
comma 3: (articolo 6, comma 3,
D.P.R. n. 403/1998).
Articolo 49 (R)Limiti di
utilizzo delle misure di semplificazione.
1. I certificati medici,
sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o
brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse
disposizioni della normativa di settore.
2. Tutti i certificati medici e
sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica
non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono
sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non
agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base con
validità per
l'intero anno scolastico (51).
(51) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 10, comma 1,
D.P.R. n. 403/1998);
comma 2: (articolo 10, comma 2,
D.P.R. n. 403/1998).
Capo IV - Sistema di gestione
informatica dei documenti
Sezione I - Disposizioni sulla
gestione informatica dei documenti
Articolo 50 (R)Attuazione dei
sistemi.
1. Le pubbliche amministrazioni
provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi
automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo
informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo unico.
2. Le pubbliche amministrazioni
predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei
registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle
disposizioni del presente testo unico.
3. Le pubbliche amministrazioni
provvedono entro il 1° gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi
informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo
informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle
disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge
sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché
dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei
relativi regolamenti di attuazione.
4. Ciascuna amministrazione
individua, nell'àmbito del proprio ordinamento, gli uffici da
considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per
grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di
classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le
aree stesse.
5. Le amministrazioni centrali
dello Stato provvedono alla gestione informatica dei documenti presso
gli uffici di registrazione di protocollo già esistenti alla data di
entrata in vigore del presente testo unico presso le direzioni generali
e le grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli
uffici centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto (52).
(52) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 21, comma 1,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 2: (articolo 21, comma 2,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 3: (articolo 21, comma 3,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 4: (articolo 2, comma 2,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 5: (articolo 2, comma 3,
D.P.R. n. 428/1998).
Articolo 51 (R)Sviluppo dei
sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni.
1. Le pubbliche amministrazioni
adottano un piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati in
attuazione delle disposizioni del presente testo unico e secondo le
norme tecniche definite dall'Autorità per l'informatica della pubblica
amministrazione.
2. Le pubbliche amministrazioni
provvedono a realizzare o revisionare sistemi informativi finalizzati
alla totale automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione
ed utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti ed atti in
conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle
disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati
personali.
3. Le pubbliche amministrazioni
valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il recupero su
supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia
obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla
predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi
cartacei con archivi informatici (53).
(53) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 20, comma 1,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 2: (articolo 20, comma 2,
D.P.R. n. 513/1997);
comma 3: (articolo 20, comma 3,
D.P.R. n. 513/1997).
Articolo 52 (R)Il sistema di
gestione informatica dei documenti.
1. Il sistema di gestione
informatica dei documenti, in forma abbreviata "sistema" deve:
a) garantire la sicurezza e
l'integrità del sistema;
b) garantire la corretta e
puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in
uscita;
c) fornire informazioni sul
collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto
dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione
dei provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento
delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
e) consentire, in condizioni di
sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti
interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle
persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
f) garantire la corretta
organizzazione dei documenti nell'àmbito del sistema di classificazione
d'archivio adottato (54).
(54) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 3, D.P.R. n.
428/1998).
Articolo 53 (R)Registrazione di
protocollo.
1. La registrazione di
protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche
amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti
informazioni:
a) numero di protocollo del
documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non
modificabile;
b) data di registrazione di
protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma
non modificabile;
c) mittente per i documenti
ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i
documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento,
registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del
documento ricevuto, se disponibili;
f) l'impronta del documento
informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza
di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto,
registrata in forma non modificabile.
2. Il sistema deve consentire
la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito
dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di
registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle
informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è
effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi
intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore, garantendo la
completezza dell'intera operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente
del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica
nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la
funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le
specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione
di protocollo.
5. Sono oggetto di
registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti
dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le
gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica
amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre
disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i
giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a
manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione
particolare dell'amministrazione (55).
(55) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 4, comma 1,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 2: (articolo 4, comma 2,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 3: (articolo 4, comma 3,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 4: (articolo 4, comma 4,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 5: (articolo 4, comma 5,
D.P.R. n. 428/1998).
Articolo 54 (R)Informazioni
annullate o modificate.
1. Le informazioni non
modificabili di cui all'articolo 53 lett. a), b), c), d), e) e f) sono
annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le
informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati
per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura.
2. La procedura per indicare
l'annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in
posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di
tutte le informazioni originarie unitamente alla data,
all'identificativo dell'operatore ed agli estremi del provvedimento
d'autorizzazione (56).
(56) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 5, comma 1 e
comma 2, D.P.R. n. 428/1998);
comma 2: (articolo 5, comma 1,
D.P.R. n. 428/1998).
Articolo 55 (R)Segnatura di
protocollo.
1. La segnatura di protocollo
è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma
permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento
stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo
inequivocabile.
Le informazioni minime previste
sono:
a) il progressivo di
protocollo, secondo il formato disciplinato all'articolo 57;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma
sintetica dell'amministrazione o dell'area organizzativa individuata ai
sensi dell'articolo 50, comma 4.
2. L'operazione di segnatura di
protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione di
registrazione di protocollo.
3. L'operazione di segnatura di
protocollo può includere il codice identificativo dell'ufficio cui il
documento è assegnato o il codice dell'ufficio che ha prodotto il
documento, l'indice di classificazione del documento e ogni altra
informazione utile o necessaria, qualora tali informazioni siano
disponibili già al momento della registrazione di protocollo.
4. Quando il documento è
indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso con
strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte
le informazioni di registrazione del documento. L'amministrazione che
riceve il documento informatico può utilizzare tali informazioni per
automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento
ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente
del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica
nella pubblica Amministrazione di concerto con il Ministro per la
funzione pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura delle
informazioni associate al documento informatico ai sensi del comma 4
(57).
(57) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 6, comma 1,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 2: (articolo 6, comma 2,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 3: (articolo 6, comma 3,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 4: (articolo 6, comma 4,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 5: (articolo 6, comma 5,
D.P.R. n. 428/1998).
Articolo 56 (R)Operazioni ed
informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti.
1. Le operazioni di
registrazione indicate all'articolo 53 e le operazioni di segnatura di
protocollo di cui all'articolo 55 nonché le operazioni di
classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la
tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle
pubbliche amministrazioni (58).
(58) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 7, D.P.R. n.
428/1998).
Articolo 57 (R)Numero di
protocollo.
1. Il numero di protocollo è
progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione
è rinnovata ogni anno solare (59).
(59) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 2: (articolo 8, D.P.R. n.
428/1998).
Sezione seconda - Accesso ai
documenti e alle informazioni del sistema
Articolo 58 (R)Funzioni di
accesso ai documenti e alle informazioni del sistema.
1. L'accesso al sistema da
parte degli utenti appartenenti all'Amministrazione, nonché la ricerca,
la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla
gestione dei documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione
stabiliti dal responsabile della tenuta del servizio di cui all'articolo
61.
2. La ricerca delle
informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione
basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di
selezione possono essere costituiti da espressioni semplici o da
combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori
logici. Per le informazioni costituite da testi deve essere possibile la
specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti
di parole contenute nel testo.
3. Il sistema deve offrire la
possibilità di elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate
allo scopo di favorire le attività di controllo (60).
(60) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 9, comma 1,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 2: (articolo 9, comma 2,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 3: (articolo 9, comma 3,
D.P.R. n. 428/1998).
Articolo 59 (R)Accesso esterno.
1. Per l'esercizio del diritto
di accesso ai documenti amministrativi, possono essere utilizzate tutte
le informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti anche
mediante l'impiego di procedure applicative operanti al di fuori del
sistema e strumenti che consentono l'acquisizione diretta delle
informazioni da parte dell'interessato.
2. A tal fine le pubbliche
amministrazioni determinano, nel rispetto delle disposizioni di legge
sulla tutela della riservatezza dei dati personali, e nell'àmbito delle
misure organizzative volte ad assicurare il diritto di accesso ai
documenti amministrativi i criteri tecnici ed organizzativi per
l'impiego, anche per via telematica, del sistema di gestione informatica
dei documenti per il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle
informazioni e dei documenti.
3. Nel caso di accesso
effettuato mediante strumenti che consentono l'acquisizione diretta
delle informazioni e dei documenti da parte dell'interessato, le misure
organizzative e le norme tecniche indicate al comma 2 determinano,
altresì, le modalità di identificazione del soggetto anche mediante
l'impiego di strumenti informatici per la firma digitale del documento
informatico, come disciplinati dal presente testo unico.
4. Nel caso di accesso
effettuato da soggetti non appartenenti alla pubblica amministrazione
possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e di visualizzazione delle
informazioni e dei documenti messe a disposizione - anche per via
telematica - attraverso gli uffici relazioni col pubblico (61).
(61) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 10, comma 1,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 2: (articolo 10, comma 2,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 3: (articolo 10, comma 3,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 4: (articolo 10, comma 4,
D.P.R. n. 428/1998).
Articolo 60 (R)Accesso
effettuato dalle pubbliche amministrazioni.
1. Le pubbliche amministrazioni
che, mediante proprie applicazioni informatiche, accedono al sistema di
gestione informatica dei documenti delle grandi aree organizzative
omogenee di cui al comma 4 dell'articolo 50, adottano le modalità di
interconnessione stabilite nell'àmbito delle norme e dei criteri
tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche
amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni
che accedono ai sistemi di gestione informatica dei documenti attraverso
la rete unitaria delle pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni
minime e comuni di accesso per ottenere le seguenti informazioni:
a) numero e data di
registrazione di protocollo dei documenti, ottenuti attraverso
l'indicazione alternativa o congiunta dell'oggetto, della data di
spedizione, del mittente, del destinatario;
b) numero e data di
registrazione di protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso
l'indicazione della data e del numero di protocollo attribuiti
dall'amministrazione al documento spedito.
3. Ai fini del presente
articolo, le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, sulla
base delle indicazioni fornite dall'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione, alla determinazione dei criteri tecnici ed
organizzativi per l'accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
di gestione informatica dei documenti (62).
(62) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 11, comma 1,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 2: (articolo 11, comma 2,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 3: (articolo 11, comma 4,
D.P.R. n. 428/1998).
Sezione terza - Tenuta e
conservazione del sistema di gestione dei documenti
Articolo 61 (R)Servizio per la
gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli
archivi.
1. Ciascuna amministrazione
istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi
aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'articolo 50. Il
servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area
organizzativa omogenea.
2. Al servizio è preposto un
dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei
requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica
acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le
procedure prescritte dalla disciplina vigente.
3. Il servizio svolge i
seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di
autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo
tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e
alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni
di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto
delle disposizioni del presente testo unico;
c) garantisce la corretta
produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di
cui all'articolo 53;
d) cura che le funzionalità
del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro
ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve
tempo possibile;
e) conserva le copie di cui
agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;
f) garantisce il buon
funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di
registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi
documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59
e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67,
68 e 69;
g) autorizza le operazioni di
annullamento di cui all'articolo 54;
h) vigila sull'osservanza delle
disposizioni del presente testo unico da parte del personale autorizzato
e degli incaricati (63).
(63) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 12, comma 1,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 2: (articolo 12, comma 2,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 3: (articolo 12, comma 3,
D.P.R. n. 428/1998).
Articolo 62 (R)Procedure di
salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema.
1. Il responsabile per la
tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la
corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto
informatico rimovibile.
2. È consentito il
trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di
protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti
conclusi.
3. Le informazioni trasferite
sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del
sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione
all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza
almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo
informatico su nuovi supporti informatici.
4. Le informazioni relative
alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante
del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono
oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva (64).
(64) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 13, comma 1,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 2: (articolo 13, comma 2,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 3: (articolo 13, comma 3,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 4: (articolo 13, comma 4,
D.P.R. n. 428/1998).
Articolo 63 (R)Registro di
emergenza.
1. Il responsabile del servizio
per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle
operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di
emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile
utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza
sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione
nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema.
(R)
2. Qualora l'impossibilità di
utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore,
per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del
protocollo può autorizzare l'uso del registro di emergenza per periodi
successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno
riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. (R)
3. Per ogni giornata di
registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il
numero totale di operazioni registrate manualmente. (R)
4. La sequenza numerica
utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive
interruzioni, deve comunque garantire l'identificazione univoca dei
documenti registrati nell'àmbito del sistema documentario dell'area
organizzativa omogenea. (R)
5. Le informazioni relative ai
documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema
informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati,
senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la
fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene
attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario,
che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero
utilizzato in emergenza. (R) (65).
(65) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 14, comma 1,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 2: (articolo 14, comma 2,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 3: (articolo 14, comma 3,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 4: (articolo 14, comma 4,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 5: (articolo 14, comma 5,
D.P.R. n. 428/1998).
Sezione quarta - Sistema di
gestione dei flussi documentali
Articolo 64 (R)Sistema di
gestione dei flussi documentali.
1. Le pubbliche amministrazioni
provvedono in ordine alla gestione dei procedimenti amministrativi
mediante sistemi informativi automatizzati, valutando i relativi
progetti in termini di rapporto tra costi e benefìci, sulla base delle
indicazioni fornite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione.
2. I sistemi per la gestione
dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi di
cui al comma 1 è finalizzata al miglioramento dei servizi e al
potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i
criteri di economicità, di efficacia dell'azione amministrativa e di
pubblicità stabiliti dalla legge.
3. Il sistema per la gestione
dei flussi documentali include il sistema di gestione informatica dei
documenti.
4. Le amministrazioni
determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative
omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li
contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di
classificazione d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli non
soggetti a registrazione di protocollo (66).
(66) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 15, comma 2,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 2: (articolo 15, comma 1,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 3: (articolo 15, comma 3,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 4: (articolo 15, comma 4,
D.P.R. n. 428/1998).
Articolo 65 (R)Requisiti del
sistema per la gestione dei flussi documentali.
1. Oltre a possedere i
requisiti indicati all'articolo 52, il sistema per la gestione dei
flussi documentali deve:
a) fornire informazioni sul
legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il
singolo procedimento cui esso è associato;
b) consentire il rapido
reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento
ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del
procedimento;
c) fornire informazioni
statistiche sull'attività dell'ufficio;
d) consentire lo scambio di
informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre
amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei
procedimenti complessi (67).
(67) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 16, D.P.R.
n. 428/1998).
Articolo 66 (R) Specificazione
delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi
documentali.
1. Le regole tecniche, i
criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di
registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi informatici per
la gestione dei flussi documentali sono specificate con decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro
della funzione pubblica (68).
(68) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 17, D.P.R.
n. 428/1998).
Sezione quinta - Disposizioni
sugli archivi
Articolo 67 (R) Trasferimento
dei documenti all'archivio di deposito.
1. Almeno una volta ogni anno
il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e
degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie
relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito
costituito presso ciascuna amministrazione. (R)
2. Il trasferimento deve essere
attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano
nell'archivio corrente. (R)
3. Il responsabile del servizio
per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e
conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite
nell'archivio di deposito. (R) (69).
(69) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 18, comma 1,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 2: (articolo 18, comma 2,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 3: (-).
Articolo 68 (R) Disposizioni
per la conservazione degli archivi.
1. Il servizio per la gestione
dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di
conservazione degli archivi, integrato con il sistema di
classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione
dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei
documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia
di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti prelevati
dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e
della richiesta di prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso,
per l'archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati
personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei
dati personali (70).
(70) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 19, comma 1,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 2: (articolo 19, comma 2,
D.P.R. n. 428/1998);
comma 3: (articolo 19, comma 3,
D.P.R. n. 428/1998).
Articolo 69 (R) Archivi
storici.
1. I documenti selezionati per
la conservazione permanente sono trasferiti contestualmente agli
strumenti che ne garantiscono l'accesso, negli Archivi di Stato
competenti per territorio o nella separata sezione di archivio secondo
quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni
culturali (71).
(71) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 20, D.P.R.
n. 428/1998).
Sezione sesta - Attuazione ed
aggiornamento dei sistemi
Articolo 70 (R) Aggiornamenti
del sistema.
1. Le pubbliche amministrazioni
devono assicurare, per ogni aggiornamento del sistema, il pieno recupero
e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni
precedenti (72).
(72) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 22, D.P.R.
n. 428/1998).
Capo V - Controlli
Articolo 71 (R) Modalità dei
controlli.
1. Le amministrazioni
procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche a campione,
e in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla veridicità delle
dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47. (R)
2. I controlli riguardanti
dichiarazioni sostitutive di certificazione sono effettuati
dall'amministrazione procedente con le modalità di cui all'articolo 43
consultando direttamente gli archivi dell'amministrazione certificante
ovvero richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti informatici
o telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato
con le risultanze dei
registri da questa custoditi.
(R)
3. Qualora le dichiarazioni di
cui agli articoli 46 e 47 presentino delle irregolarità o delle
omissioni rilevabili d'ufficio, non costituenti falsità, il funzionario
competente a ricevere la documentazione dà notizia all'interessato di
tale irregolarità. Questi è tenuto alla regolarizzazione o al
completamento della dichiarazione; in mancanza il procedimento non ha
seguito. (R)
4. Qualora il controllo
riguardi dichiarazioni sostitutive presentate ai privati che vi
consentono di cui all'articolo 2, l'amministrazione competente per il
rilascio della relativa certificazione, previa definizione di appositi
accordi, è tenuta a fornire, su richiesta del soggetto privato
corredata dal consenso del dichiarante, conferma scritta, anche
attraverso l'uso di strumenti informatici o telematici, della
corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei dati da essa
custoditi. (R) (73).
(73) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 11, comma 1,
D.P.R. n. 403/1998);
comma 2: (articolo 11, comma 2,
D.P.R. n. 403/1998);
comma 3: (-);
comma 4: (articolo 2, comma 1,
secondo periodo, L. n. 340/2000).
Articolo 72 (R) Responsabilità
dei controlli.
1. Ai fini dei controlli di cui
all'articolo 71 le amministrazione certificanti individuano e rendono
note le misure organizzative adottate per l'efficiente, efficace e
tempestiva esecuzione dei controlli medesimi e le modalità per la loro
esecuzione. (R)
2. La mancata risposta alle
richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei
doveri d'ufficio. (R) (74).
(74) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1 : (-);
comma 2: (-).
Capo VI - Sanzioni
Articolo 73 (L) Assenza di
responsabilità della pubblica amministrazione.
1. Le pubbliche amministrazioni
e i loro dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da
ogni responsabilità per gli atti emanati, quando l'emanazione sia
conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti
dati non più rispondenti a verità, prodotti dall'interessato o da
terzi (75).
(75) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 24, L. n.
15/1968).
Articolo 74 (L-R) Violazione
dei doveri d'ufficio.
1. Costituisce violazione dei
doveri d'ufficio la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive
di certificazione o di atto di notorietà rese a norma delle
disposizioni del presente testo unico. (L)
2. Costituiscono altresì
violazioni dei doveri d'ufficio:
a) la richiesta di certificati
o di atti di notorietà nei casi in cui, ai sensi dell'articolo 43, ci
sia l'obbligo del dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva;
(R)
b) il rifiuto da parte del
dipendente addetto di accettare l'attestazione di stati, qualità
personali e fatti mediante l'esibizione di un documento di
riconoscimento; (R)
c) la richiesta e la
produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali di stato civile e
dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini
della formazione dell'atto di nascita. (R) (76).
(76) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 3, comma 4,
L. n. 127/1997);
comma 2, lettera a): (articolo
3, comma 3, D.P.R. n 403/1998);
comma 2, lettera b): (articolo
7, comma 5, D.P.R. n. 403/1998);
comma 2, lettera c): (-).
Articolo 75 (R) Decadenza dai
benefìci.
1. Fermo restando quanto
previsto dall'articolo 76, qualora dal controllo di cui all'articolo 71
emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il
dichiarante decade dai benefìci eventualmente conseguenti al
provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera (77).
(77) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 11, comma 3,
D.P.R. n. 403/1998).
Articolo 76 (L) Norme penali.
1. Chiunque rilascia
dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi previsti
dal presente testo unico è punito ai sensi del codice penale e delle
leggi speciali in materia.
2. L'esibizione di un atto
contenente dati non più rispondenti a verità equivale ad uso di atto
falso.
3. Le dichiarazioni sostitutive
rese ai sensi degli articoli 46 e 47 e le dichiarazioni rese per conto
delle persone indicate nell'articolo 4, comma 2, sono considerate come
fatte a pubblico ufficiale.
4. Se i reati indicati nei
commi 1, 2 e 3 sono commessi per ottenere la nomina ad un pubblico
ufficio o l'autorizzazione all'esercizio di una professione o arte, il
giudice, nei casi più gravi, può applicare l'interdizione temporanea
dai pubblici uffici o dalla professione e arte (78).
(78) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (articolo 26, primo
comma, L. n. 15/1968);
comma 2: (articolo 26, secondo
comma, L. n. 15/1968);
comma 3: (articolo 26, secondo
comma, L. n. 15/1968);
comma 4: (articolo 26, terzo
comma, L. n. 15/1968).
Capo VII - Disposizioni finali
Articolo 77 (L-R) Norme
abrogate.
1. Dalla data di entrata in
vigore del presente testo unico sono abrogati: la legge 4 gennaio 1968,
n. 15; l'articolo 2, comma 15, primo periodo della legge 24 dicembre
1993, n. 537; l'articolo 2 commi 3, 4, 7, 9 e 10 e l'articolo 3 commi 1,
4, 5, e 11 come sostituito dall'articolo 2, comma 10 della legge 16
giugno 1998, n. 191, della legge 15 maggio 1997, n. 127; l'articolo 2,
comma 11 della citata legge 16 giugno 1998, n. 191; gli articoli 2 e 3
della legge 24 novembre 2000, n. 340; l'articolo 55, comma 3 della legge
21 novembre 2000, n.342. (L)
2. Sono altresì abrogati: il
D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513; il D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 403; il
D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428; i commi 2 e 3 dell'articolo 37 del
D.P.R. 30 maggio 1989, n. 223. (R) (79).
(79) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (-);
comma 2: (-).
Articolo 78 (L-R) Norme che
rimangono in vigore.
1. Dalla data di entrata in
vigore del presente testo unico restano comunque in vigore:
a) le vigenti disposizioni
legislative e regolamentari in materia di trasmissione delle
dichiarazioni fiscali di cui al D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322, al D.P.R.
14 ottobre 1999, n. 542, al D.P.R. 10 marzo 2000, n. 100, al decreto
direttoriale 31 luglio 1998, al decreto direttoriale 29 marzo 2000, al
D.M. 31 maggio 1999, n. 164, e le disposizioni di cui al decreto
legislativo 31 marzo 1998, n. 109 concernenti la dichiarazione
sostitutiva unica per la determinazione dell'indicatore della situazione
economica equivalente dei soggetti che richiedono prestazioni sociali
agevolate;
b) D.P.R. 26 ottobre 1972, n.
642 in materia di imposta di bollo;
c) gli articoli 18 e 30 della
legge 7 agosto 1990, n. 241;
d) l'articolo 2, comma 15,
secondo periodo della legge 24 dicembre 1993, n. 537;
e) le disposizioni in materia
di dati personali di cui alla legge 31 dicembre 1996, n. 675 e ai
decreti legislativi adottati in attuazione delle L. 31 dicembre 1996, n.
676 e L. 6 ottobre 1998, n. 344;
f) fino alla loro sostituzione,
i regolamenti ministeriali, le direttive e i decreti ministeriali a
contenuto generale, nonché le regole tecniche già emanate alla data di
entrata in vigore del presente testo unico;
g) tutte le disposizioni
legislative in materia di conservazione di beni archivistici di cui al
capo II del D.Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490.
2. Per le forze di polizia,
restano in vigore, con riferimento agli articoli 43, comma 4, 59 e 60,
le particolari disposizioni di legge e di regolamento concernenti i
trattamenti di dati personali da parte delle forze dell'ordine, ai sensi
dell'articolo 4 legge 31 dicembre 1996, n. 675 (80).
(80) Si riporta, in parentesi
tonda, la corrispondenza del presente articolo alla norma previgente:
comma 1: (-).
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