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Analisi preliminare tramite condivisione del piano di progetto

La progettazione del Soft Facility Management

Un approccio integrato per l’efficienza e la sostenibilità degli immobili

Nel ciclo di vita di un immobile, il Soft Facility Management (Soft FM) rappresenta una leva progettuale strategica capace di incidere in modo diretto sull’efficienza operativa, sulla sostenibilità ambientale e sulla qualità dell’esperienza degli utenti. Per Parabolika, progettare il Soft FM significa trasformare la gestione quotidiana dei servizi in un sistema integrato di valore, costruito su dati, standard e processi misurabili.

Il Soft FM comprende un ampio spettro di tipologia di servizi destinati a supportare la fruibilità dell’immobile: pulizia e disinfezione, ristorazione, gestione dei rifiuti, logistica interna, facchinaggio, manutenzione del verde, portierato e vigilanza non armata. Questi servizi, regolamentati dal D.Lgs. 31 marzo 2023, n. 36 (Codice dei contratti pubblici), incidono in modo misurabile sulla vivibilità, sulla sicurezza e sull’organizzazione degli spazi
La progettazione di tali servizi si fonda su standard di gestione riconosciuti a livello internazionale: UNI EN ISO 9001 (Qualità), UNI EN ISO 14001 (Ambiente), UNI EN ISO 45001 (Salute e sicurezza) e sull’integrazione dei Criteri Ambientali Minimi (CAM), oggi requisito imprescindibile nei progetti di pulizia, ristorazione e manutenzione del verde. In questo contesto, il Soft FM si allinea ai principi ESG e contribuisce al raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità organizzativa e ambientale delle aziende e delle pubbliche amministrazioni.

Il processo inizia con un’analisi approfondita del contesto: documenti di gara, tipologie e morfologie degli spazi, vincoli normativi, livelli di presidio richiesti, flussi di persone ed esigenze del Committente.
Da questa base prende forma la progettazione operativa, in cui il progettista di Parabolika traduce i requisiti in modelli di servizio coerenti, scalabili e misurabili.
Un elemento distintivo risiede nell’integrazione funzionale dei diversi servizi. Non si tratta semplicemente di coordinare attività eterogenee, ma di progettarne la sinergia, pianificandone le interazioni operative, i processi di scambio informativo e i punti di contatto con l’utente finale.
Vengono così definiti organigrammi operativi, ruoli e responsabilità, procedure, flussi di lavoro e livelli di servizio (SLA) calibrati sugli obiettivi di continuità e prestazione.

Gli strumenti digitali costituiscono oggi l’ossatura di una gestione efficiente: dashboard di controllo, sistemi di ticketing e piattaforme integrate che consentono tracciabilità in tempo reale, monitoraggio delle performance e trasparenza verso il Committente. Attraverso l’analisi dei dati si ottiene una visione predittiva che permette di anticipare criticità, migliorare l’efficienza dei processi e garantire una costante aderenza ai livelli di servizio contrattuali.

Nel contesto delle gare d’appalto pubbliche e private, la progettazione del Soft FM rappresenta la chiave di traduzione tra i requisiti contrattuali e la realtà operativa. Il progettista di Parabolika struttura offerte tecniche basate su modelli organizzativi sostenibili, performance misurabili e soluzioni migliorative rispetto ai minimi richiesti: ottimizzazione dei processi, introduzione di tecnologie smart, riduzione dell’impatto ambientale e incremento della qualità percepita dagli utenti.
L’obiettivo è generare valore lungo tutto il ciclo di vita dell’immobile, garantendo equilibrio tra efficienza economica, sostenibilità e benessere delle persone.
 

Moodboard della progettazione del Soft Facility Management

Nella visione di Parabolika, la progettazione del Soft FM è innanzitutto progettazione dell’esperienza dello spazio. Comfort ambientale, percezione di ordine e pulizia, semplicità di fruizione dei servizi e tempestività nella risposta ai bisogni diventano indicatori di qualità progettuale, non solo gestionale. Tutto ciò contribuisce a formare ambienti di lavoro e di vita più efficaci, accoglienti e coerenti con i valori delle organizzazioni servite.

Progettare il Soft Facility Management significa applicare logiche ingegneristiche e gestionali alla dimensione del servizio, governando variabili operative, strumentali e ambientali con un approccio sistemico.

Per Parabolika, questa è la via per trasformare la gestione dell’immobile quotidiana in un processo misurabile, controllato e orientato alla creazione di valore durevole per le persone che lo abitano.